Sind Sie bereit für die QR-Rechnung?
In der Schweiz sind wir an die Einzahlungsscheine gewohnt. 2016 wurden in der Schweiz total 854 Millionen Einzahlungsscheine beglichen. Davon allein 256 Millionen am Bankschalter! Bis sich ein neues Zahlungssystem etablieren kann und sich alle Teilnehmer von den rege genutzten Einzahlungsscheinen getrennt haben, wird es wahrscheinlich noch etwas dauern.
In erster Linie verändert sich mit der QR-Rechnung das Handling der Zahlung. Anstelle von roten und orangen Einzahlungsscheinen gibt es nur noch eine einheitliche QR-Rechnung. Entweder in einer Aufführung mit oder ohne Rechnungsbetrag.
Was heisst das nun für Sie als Rechnungssteller? Worauf müssen Sie achten? Wir haben für Sie das Wichtigste zum neuen Einzahlungsschein zusammengefasst.
Der neue, modernisierte Einzahlungsschein bietet einige Verbesserungen bei der digitalen Verarbeitung. Ausserdem macht er das Bezahlen einfacher.
Im sogenannten QR-Code sind alle relevanten Informationen enthalten, die für eine automatische und damit effiziente Zahlung notwendig sind. Als positiven Nebeneffekt lässt sich damit die Buchhaltung um einiges effizienter abwickeln – sofern man die richtigen Tools dafür einsetzt.
Die QR-Rechnung ist wie die bisherigen Einzahlungsscheine aufgeteilt in einen Empfangsschein und einen Zahlteil. Dabei gilt, dass durch die Perforationspflicht die QR-Rechnung als Ganzes sowie Zahlteil und Empfangsschein abtrennbar sein müssen. Somit kann die Rechnung vom Rechnungsempfänger wie gewohnt bei der Post beglichen werden.
Ab dem Einführungstag (30. Juni 2020) dürfen Sie QR-Rechnungen verschicken. Fragen Sie bei Ihrer Bank nach Ihrer QR-IBAN, sofern Sie QR-Referenzen verwenden wollen. Falls bisher Einzahlungsscheine von der Bank bezogen wurden, werden ab 30. Juni 2020 ausschliesslich QR-Rechnungen geliefert. Vorgängig sollten Sie sich jedoch unbedingt über die verschiedenen Ausprägungen von QR-Rechnungen informieren und die für Sie passende Form wählen.
Die QR-Rechnung erklärt
1 Empfangsschein
2 Zahlteil
3 Swiss QR-Code
Er beinhaltet alle relevanten Informationen, die sowohl für die Rechnungsstellung als auch für die Zahlung notwendig sind. Zusätzlich sind die Informationen in Textform ersichtlich, um nach dem Scannen und vor der Zahlungsfreigabe die Korrektheit zu prüfen und – wenn erforderlich – Zahlungen manuell zu erfassen.
4 QR-Referenz
Entspricht der heutigen ESR-Referenz und dient dem einfachen Abgleich von Rechnungen mit Zahlungen beim Rechnungssteller. Bestehende ESR-Referenznummern können weiterhin verwendet werden. Im internationalen Zahlungsverkehr wird an dieser Stelle die Creditor Reference eingesetzt.
5 QR-IBAN-Nummer
Fragen Sie bei Ihrer Bank nach Ihrer QR-IBAN, sofern Sie QR-Referenzen verwenden wollen.
6 Zusätzliche Informationen
Ersetzt das bisherige Feld «Zahlungszweck» auf dem Einzahlungsschein. Hier kann ein Text, zum Beispiel der Zahlungszweck oder die Auftragsnummer, mit maximal 140 Zeichen eingefügt werden.